Para cerrar el año de manera eficiente y en cumplimiento con las regulaciones si eres una startup con presencia regional, debes enfocarte en varios aspectos clave de compliance. Aquí te detallo los principales puntos a considerar:
1. Revisión de Cumplimiento Fiscal Multijurisdiccional
- Impuestos Locales e Internacionales: Asegúrate de que todos los impuestos corporativos estén declarados y pagados en cada país en el que operas. Verifica que has cumplido con las normativas fiscales específicas de cada jurisdicción, incluyendo el Impuesto a las Ganancias, IVA, retenciones y otros impuestos locales.
- Precios de Transferencia: Si tienes transacciones entre filiales en diferentes países, verifica que cumplas con las regulaciones de precios de transferencia, documentando que las operaciones están a valor de mercado.
- Reportes Internacionales: Algunas jurisdicciones pueden requerir la presentación de informes específicos, como el Country-by-Country Reporting (CbCR), que informa sobre la distribución de ingresos y pagos de impuestos a nivel global.
2. Auditoría y Cierre Contable
- Conciliación de Cuentas: Revisa las cuentas bancarias, de proveedores, clientes y préstamos en cada país. Asegúrate de que todos los balances reflejen la situación real de la empresa, lo cual ayuda a evitar problemas de auditoría y facilita la presentación de estados financieros consolidados.
- Estados Financieros Consolidables: Si tienes múltiples entidades en distintos países, considera preparar estados financieros consolidados para reflejar la situación de toda la startup de manera clara y transparente.
3. Compliance con Legislación Corporativa
- Actas de Directorio y Asamblea: Asegúrate de que todos los acuerdos importantes del año, como la aprobación de balances o la reestructuración de capital, estén documentados en las actas de asambleas y reuniones de directorio.
- Actualización de Estatutos y Representación Legal: Revisa que los estatutos y poderes de representación estén actualizados en cada país, especialmente si hubo cambios de socios, directores o gerentes.
4. Control de Documentación y Registros
- Archivo de Documentos Fiscales y Contables: Cada jurisdicción puede tener requisitos específicos para la retención de documentos. Asegúrate de contar con copias organizadas de los documentos fiscales y contables de acuerdo con los plazos exigidos en cada país.
- Compliance Contractual: Verifica que todos los contratos, especialmente los vinculados a servicios o productos transfronterizos, estén al día y en conformidad con las regulaciones locales y los términos de precios de transferencia.
5. Evaluación de Cumplimiento Laboral y Seguridad Social
- Revisión de Contratos Laborales: Asegúrate de que todos los contratos laborales estén alineados con las leyes locales, incluyendo los beneficios, seguros, y obligaciones de seguridad social. Esto es especialmente importante en startups con equipos en múltiples países.
- Pago de Aportes y Contribuciones Sociales: Cumple con el pago de contribuciones y aportes para evitar multas, especialmente si tu startup emplea a expatriados o trabajadores bajo contratos en varias jurisdicciones.
6. Políticas de Compliance Interno y Control de Fraude
- Implementación de Políticas Anti-Corrupción: En mercados regionales, es clave mantener un programa de cumplimiento contra el lavado de dinero y el fraude, sobre todo si la startup realiza pagos o cobros transfronterizos.
- Controles de Auditoría Interna: Establece controles de auditoría interna para identificar desvíos o riesgos operativos en el cumplimiento de las regulaciones de cada país.
7. Evaluación de Riesgos y Planificación Estratégica
- Revisión de Riesgos Operativos y Financieros: Analiza los riesgos que enfrenta la startup en cada país y determina si las políticas actuales cubren estos riesgos adecuadamente. Esto puede incluir fluctuaciones en el tipo de cambio, inestabilidad política o cambios regulatorios.
- Planificación Fiscal: Considera implementar una planificación fiscal para los próximos años, enfocada en maximizar la eficiencia tributaria en cada país donde opera la startup, respetando las normativas fiscales locales e internacionales.
8. Preparación de Informes para Inversionistas y Otros Stakeholders
- Actualización de Informes de Desempeño: Si tienes inversionistas o te preparas para una ronda de financiamiento, es fundamental que los informes financieros y de cumplimiento estén en orden y que reflejen el crecimiento y la estrategia de expansión regional de manera precisa.
- Transparencia y Comunicación de Resultados: Asegúrate de contar con información financiera clara y respaldada, que permita a los inversionistas entender el impacto y las oportunidades que ofrecen las operaciones regionales.
Estos pasos no solo ayudarán a tu startup a cumplir con las normativas en cada país, sino que también aportarán transparencia y control, aspectos valiosos al momento de buscar inversionistas o expandirse a nuevos mercados.